Algunos de las apps más interesantes para trabajar en equipo.
La Colaboración en las empresas es una práctica reciente e innovadora. Algunas ya utilizan dicho modelo de trabajo, pero no todas han implementado esta práctica en su uso cotidiano empresarial. Sin embargo, en los últimos años, con la creciente creación de aplicaciones que utilizan la Nube para almacenar y compartir archivos, el trabajo en equipo realizado de forma colaborativa y remota se ha hecho cada vez más fácil.
Existen miles de aplicaciones cuyo objetivo es aumentar la productividad de los colaboradores y optimizar el flujo de trabajo de la compañía, pero ¿cuáles realmente logran hacerlo?
Seleccionamos algunas aplicaciones interesantes que convierten a la colaboración en un proceso agradable.
Evernote Business
La app Evernote Business es una de las más conocidas en el medio empresarial. Ayuda a unir departamentos y mejora la comunicación entre ellos. Desde esta comunicación más integrada, la resolución de problemas de forma colaborativa se hace más fácil y eficiente. Otro punto fuerte de la app es su facilidad de recibir retroalimentación de clientes, lo que influye mucho en la formulación de la estrategia de la empresa.
La aplicación se puede sincronizar fácilmente con una cuenta del Evernote y permite acceso al Evernote Premium. Con esta cuenta, el usuario adquiere 2GB de capacidad de almacenamiento por mes y la empresa adquiere 2GB más para compartir archivos.
Dropbox
El Dropbox ya es una app bastante conocida para compartir archivos. A través de ella es posible compartir archivos con extensión PDF, documentos, carpetas y acceder a ellas en línea o fuera de, desde cualquier lugar que tenga una conexión a Internet.
La versión gratuita de la app pone a disposición 2.5 GB de espacio de almacenamiento con opciones de actualización de la cuenta mediante una inversión de US$ 100 al año para obtener 100 GB de espacio.
Cisco SocialMiner
Esta aplicación de colaboración proporciona una solución de gestión de campañas en medios sociales que monitorea la Web Social en búsqueda de posteos relevantes de los clientes. Dicha información pueden estar a disposición en tiempo real para las áreas de atención o ventas al cliente, facilitando la relación entre empresa/cliente. Asimismo, ayuda a gestionar la marca por medio de un monitoreo de medios sociales y de un sistema de respuesta a posteos de clientes que requieren asistencia.
Google Apps
¿Has utilizado Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Sheets o Slides de Colaboración en la Nube? Probablemente sí, pero todos separadamente. Es posible integrar todas estas apps y utilizarlas para organizar los proyectos de la empresa. Google ofrece 30 días de prueba gratuita y después cobra US$ 5 por colaborador.
Otra app bastante conocida de Google es Hangouts. Es muy útil para colaboradores que trabajan de forma remota, pues pueden participar virtualmente en reuniones y sesiones de Brainstorm (Lluvia de Ideas). Es posible compartir fotos y adicionar más de 10 personas por hangout.
Chatter
Con Chatter, cualquier empresa que tenga un sitio puede crear gratuitamente su propia red social privada. Esta app de Salesforce ofrece un tipo de red social únicamente para colaboración interna. La app es gratuita y se desarrolló para el sistema operativo Android con la función de extender la colaboración social que existía en el desktop hacia smartphones Android, lo que posibilita el acceso móvil y la colaboración entre diversos equipos.
Chatter ya atiende cerca de 80 mil empresas. Para que un usuario lo pueda utilizar es necesario que tenga una dirección de correo electrónico de la empresa para que se le invite a conectarse. Esto limita la posibilidad de compartir la información fuera de los muros virtuales de la compañía, pero protege datos confidenciales mucho más que otras redes sociales públicas. El contenido está disponible solamente en el dominio y únicamente los usuarios permitidos tienen acceso a él, lo que hace que el ambiente de colaboración sea seguro y confiablel.
Compartir información, gestionar proyectos, formar equipos, enviar comunicados internos de la empresa y noticias, organizar reuniones, crear y registrar ideas son algunas de las posibilidades de uso de esta aplicación.
Tecnologías Cisco Capture, Transform, and Share
Cisco MXE Media Experience Engine
Esta aplicación logra transformar un video capturado en un archivo de cualquier formato, optimizando el contenido grabado para el público deseado, independientemente del dispositivo en el que se esté viendo el video o del tipo de transmisión, ya sea por streaming o descarga del video.
Cisco Show and Share
La aplicación Cisco Show and Share posibilita ver un video en streaming o mediante descarga, de la manera que se quiera y donde se quiera. La aplicación identifica automáticamente las keywords (palabras clave) de los diálogos, quién está hablando y en qué punto del video dicho diálogo se da, lo que ayuda al colaborador a encontrar el punto que más le interesa mediante la utilización de un cursor interactivo directamente en la plataforma.
Además, el público que está participando en la reunión vía Show and Share puede hacer comentarios en tiempo real, lo que aumenta la colaboración de los equipos que utilizan la aplicación. Es posible también compartir con facilidad los videos producidos y las reuniones realizadas.
Cisco TelePresence Content Server
Esta aplicación de Cisco transforma cualquier punto de video en un estudio de transmisión de contenido. Es posible grabar o realizar transmisiones en streaming, en tiempo real o a demanda, grabar videos y mostrarlos a los colaboradores que no pudieron estar en la reunión, además de grabar sesiones de capacitación.
Flow
Flow transforma la gestión de proyectos en una actividad increíblemente fácil y colaborativa. Una buena parte de las apps de negocios intentan realizar muchas tareas al mismo tiempo, lo que puede transformar la aplicación en algo que moleste y no resuelve los problemas. En cambio Flow tiene un diseño sencillo y muy limpio, lo que aporta tranquilidad a la gestión de las actividades.
Para planear un proyecto es necesario crear una carpeta y añadir cada componente del proyecto con ítems. Las tareas se pueden delegar a otros colaboradores por correo electrónico, incluso a personas que no tienen una cuenta en Flow. El registro de actividad le permite a todos los que están involucrados en un proyecto que vean cuando alguien designa una tarea a otra persona o termina determinada tarea.
Skype
Una de las aplicaciones más conocidas para reuniones de audio y videollamada Skype, tiene cerca de 280 millones de usuarios en todo el mundo, 17.6 millones de ellos sólo en Brasil.
Es una app excelente para realizar reuniones con personas de otras localidades cuando no se puede estar presente personalmente en el lugar. Las llamadas telefónicas son gratuitas de un Skype a otro o cobradas cuando son hechas a números de teléfonos comunes. Skype también ofrece un recurso de videoconferencia con mensajes instantáneos y recursos de telefonía, lo que transforma a esta app, que está disponible tanto para iOS como para Android y sistemas operativos de desktop, en una excelente herramienta de comunicación para las empresas.
Cisco WebEx Meetings
Esta aplicación posibilita la realización de reuniones en línea con cualquier persona para presentar y compartir de forma colaborativa el contenido de un determinado proyecto. El colaborador logra organizar y administrar todas las actividades de una reunión y compartir archivos con facilidad dentro de la propia aplicación. Esto acelera las reuniones, la toma de decisiones y mejora los resultados comerciales, pues aumenta la productividad del equipo y reduce diversos costos de impresión en papel y viajes, entre otros gastos.
La app se encuentra disponible tanto para el sistema operativo Android como para el iOS.
Producteev
Cuando los proyectos de la empresa involucran a más de una persona, lo que suele suceder es que resulta complicado mantener la información actualizada y alineada.
La aplicación Producteev ayuda a organizar todo, al proporcionar una poderosa plataforma que enumera las actividades y los proyectos que permiten atribuir funciones a los colaboradores y compartirlas con todas las personas de la empresa. Todos los datos se almacenan cifrados en los servidores SL de Producteev.
De esta forma, es posible enviar alertas al equipo cuando una nueva task (actividad) se crea o una que ya existe se actualiza. También es posible marcar tasks con tags (etiquetas) de relevancia y niveles de prioridad. Todos estos recursos están organizados en un espacio de trabajo conjunto en el que los colaboradores del equipo pueden fácilmente encontrar sus tasks y tener un overview (visión general) de todos los proyectos de la empresa.
La app está disponible para los sistemas operativos Android y iOS y se cobra un valor de 20 dólares al mes por un número ilimitado de usuarios. Para 2 usuarios la app funciona gratuitamente.
Teambox
Otra excelente aplicación para organizar las actividades de los colaboradores y los proyectos de la empresa es Teambox. Funciona como un sistema de gestión que posibilita la presentación de una idea, una actividad o un proyecto y su discusión en tiempo real entre los colaboradores.
Algunos de los recursos de la app son la actualización del status de actividades y proyectos y su gestión, elaboración de documentos en forma de páginas en línea, fórums de discusión, chats y registro del tiempo utilizado en cada proyecto.
La app es gratuita hasta un máximo de 5 usuarios. Cuando el número de usuarios es mayor se cobra un valor de 5 dólares por usuario. Está disponible para todos los sistemas operativos.
Cisco Jabber IM
Como resultado de la adquisición de la empresa Jabber en 2008, Cisco lanzó una aplicación llamada Cisco Jabber IM. Con la intención de mejorar la colaboración en las empresas la app aporta recursos de mensajes instantáneos, voz y video, correo de voz, capacidad de compartir desktops y videoconferencia. Debido a todos estos recursos, la app no se limita a dispositivos móviles Android o iOS, sino que también está disponible para PC y Mac.
La app posibilita el acceso a cualquier plataforma con recursos disponibles donde quiera que se encuentre el usuario e independientemente del dispositivo. La app está basada en el protocolo de envío de mensajes XMPP, lo que significa que es compatible con otros servicios de mensajes instantáneos que utilizan el mismo protocolo, como Hangouts (antiguo GTalk), AIM y Sametime.
Cisco Jabber también proporciona una integración inteligente con puntos de video, por ejemplo, Teléfonos IP, WebEx y sistemas de telepresencia. Todo esto lo hace bastante práctico para una empresa, además de que se puede desplegar on-premise (físicamente en la empresa) y/o con tecnologías de Cloud Computing.
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Fuentes:
http://www.cisco.com/web/solutions/videoplatform/index.html
http://mashable.com/2013/07/15/apps-for-team-collaboration/?utm_cid=mash-com-fb-main-link
http://www.computerworld.com/slideshow/detail/93889
http://appcrawlr.com/ios-apps/best-apps-team-collaboration
http://tabtimes.com/slideshow/ittech-os-ipad-ios/2013/01/04/10-best-ipad-collaboration-apps
http://thenextweb.com/apps/2012/07/14/10-top-tools-for-business-brainstorming-and-collaboration/
http://www.informationweek.com/mobility/smart-phones/10-great-android-apps-for-collaboration/231700112
http://freelanceswitch.com/the-perils-of-project-management/project-collaboration-apps/
