Cada empresa debe conocer sus necesidades y estudiar las posibilidades antes de invertir en herramientas de colaboración.
Hoy en día, muchos colaboradores trabajan de forma móvil, usando varios dispositivos en el día a día para cumplir con sus tareas, tales como celulares, tabletas y computadoras portátiles.
Para que se construyan proyectos en las empresas y se discutan estrategias e, inclusive, para que se realicen reuniones entre equipos, es necesario que se consideren esas plataformas y que se facilite la forma de colaboración entre las personas.
De una manera más barata y eficiente es posible reunir los participantes de una reunión de forma virtual, utilizando herramientas de colaboración de proyectos en la que todos puedan compartir experiencias, documentos, ideas, construyendo una tarea en conjunto.
En el mercado hoy existe una infinidad de herramientas de colaboración de proyectos y cabe a cada empresa definir cuál es la mejor interfaz para que se resuelvan sus cuestiones internas y se atienda su demanda.
Esas herramientas pueden estar divididas en 5 tipos de colaboración:
1- Colaboración de estilo presencia
Es lo que conecta a las personas por audio o videoconferencia, utilizando sistemas de estándar VoIP o dispositivos de acceso como celulares y laptops.
Se llama así porque aproxima a las personas en tiempo real, lo que les permite intercambiar informaciones de forma “presencial”, acelerando el tiempo de respuesta y permitiendo que se tomen decisiones de forma inmediata.
Ese tipo de colaboración es muy usada en las empresas en las que los colaboradores generalmente no frecuentan el mismo escritorio, están en diferentes puntos de la ciudad, país o mundo, y en las empresas que tienen otras unidades instaladas.
2- Colaboración de estilo medios sociales
La interfaz de medios sociales es de fácil uso y grande parte de las personas ya tienen una cierta familiaridad. Es ahí donde algunas empresas deciden apostar cuando necesitan, por ejemplo, hacer un branstorming o resolver problemas.
En ese tipo de plataformas se puede colaborar en tiempo real, publicando ideas en formato de cuadros de mensajes online que pueden construir una discusión.
3- Colaboración para desarrollo de productos
Cuando está en juego el capital intelectual y las estrategias de una empresa para desarrollar un nuevo producto, se necesita tener una plataforma de colaboración conectada, pero al mismo tiempo muy segura, en la que cada usuario tenga su identificación y contraseña.
Ese tipo de herramientas son hechas para sectores como tecnología, industrias e etc., en los que es importante que existan, para las funciones de investigación y desarrollo, colaboradores, especialistas e investigadores conectados para facilitar la discusión de nuevos conceptos.
4- Colaboración para el trabajo con documentos
Cuando muchas personas necesitan acceder a un documento, consultar su información, o inclusive actualizar sus datos, es interesante que se use una herramienta de colaboración que permita que el equipo pueda acceder, inclusive de forma remota.
Una de las soluciones más usadas es el Google Docs, por ejemplo, un servicio en la Nube que posee un nivel de seguridad satisfactorio. Para documentos más confidenciales, se indica la inversión en plataformas adecuadas, basadas en una tecnología de Nube Privada o como mínimo Híbrida.
5- Colaboración con softwares basados en Nube
No solamente documentos, archivos pueden compartirse, pero todo un sistema y sus propiedades pueden accederse a partir de herramientas de colaboración de proyectos que están basadas en Nube.
Este formato es interesante para las empresas que tienen aplicaciones personalizadas, desarrolladas específicamente para sus tareas y que deben accederse remotamente con actualizaciones en tiempo real. Permite un alto grado de colaboración y disminuye la administración del proyecto basado en red.
En cada uno de los ítems es posible encontrar muchos proveedores en el mercado, cada uno con sus especificaciones y diferencias que pueden encuadrarse en la necesidad de cada empresa.
Además del costo de implantación de estas herramientas, antes de que decida adquirir una u otra, busque quien es el proveedor, que otras empresas atendió, sus políticas de seguridad y confidencialidad.
