Gestionar un proyecto es dar los resultados planeados a la empresa, dentro de los plazos y costos establecidos.
Poner en práctica un proyecto en el área de TI es muy complejo y necesita de una gestión sistemática. Lo mismo sucede en las empresas que pasaron por reducción en cuestión de colaboradores en el área, no se dejan de gestionar los proyectos en ejecución. En ese caso, fueron contratados profesionales por tiempo determinado hasta que los proyectos en cuestión fueron terminados.
Entender el proceso de gestión de proyectos de TI no es tarea nada simple, sin embargo, es vital para la organización. Primeramente, es necesario saber que el “proyecto” es un emprendimiento temporal. Concretamente es algo que tiene fecha de inicio y fecha de término, con objetivo de crear o mejorar el producto y/o servicio ofrecido. Eso se debe a que al gestionar este emprendimiento temporal es dar los resultados planeados a la empresa, siempre obedeciendo al planeamiento de los plazos y de los costos.
En esa gestión es necesario involucrar todo el equipo de tal forma que todos se sientan responsables por la buena ejecución del proyecto. A continuación 7 sugerencias para el éxito en la gestión de los proyectos:
1– Responsabilidad colectiva
El departamento de TI necesita de integración. Todos los miembros del equipo deben saber y entender sus responsabilidades en el proyecto. Y una buena gestión debe ser adoptada por todos. La creación de una estructura proactiva es fundamental. Una manera de que la gestión de TI pueda hacer eso es usar una tabla donde cada colaborador esté claramente identificado. ¿Quién será el responsable por la ejecución del trabajo del proyecto? ¿Quién será responsable por los resultados del proyecto? ¿Quiénes serán las personas consultadas acerca de determinados aspectos del proyecto? ¿Quiénes serán informados del proyecto?
2– Gestión global
Al empezar un proyecto es necesario gestionar todas sus etapas, hay que contar con que posibles imprevistos sean detectados en el inicio.3- Cumplimiento de plazos
La gestión del proyecto de TI necesita de un planeamiento y un acompañamiento sistemático de todas las acciones, todo eso para que los plazos sean cumplidos en relación a lo establecido. Para ello, cada miembro del equipo necesita tener muy bien definido el plazo y sus partes en el proyecto así como las fechas de entrega, que son generalmente definidas desde el inicio para la entrega total del proyecto. Si algo necesita de cambios debe de haber tiempo considerado para su revisión. Sin contar que el proyecto podrá ser dividido en partes gerenciales.4– Planeamiento estratégico
Como en cualquier departamento, es fundamental el planeamiento de todas las acciones que forman parte del proyecto de TI. Según Cisco, los clientes muchas veces no están cumpliendo los plazos y manteniendo sus estrategias digitales. Sin embargo, de acuerdo con el vicepresidente de la región EMEAR sur, David Bevilacqua, los clientes fueron desafiados a cambiarse a el mundo que Cisco llamado de “TI Rápida”, dónde la agilidad es quien manda y la Internet de las Cosas se torna como una propuesta viable. “La estrategia digital debe estar totalmente en línea con la estrategia de negocios”, explica. Bevilacqua esbozó tres desafíos principales que los clientes de Cisco enfrentan en la realización de la “TI Rápida”: la seguridad, la inversión y falta de visión.5– Conciencia de posibles fallas
La gestión del proyecto – por más sistemático que sea – corre riesgo de tener errores. Y es exactamente en ese momento en que los cambios pueden ocurrir. La gestión proporciona la verificación de que todos los plazos van a ser mantenidos y en caso de que fallas sean detectadas, habrá tiempo hábil para una nueva planificación de las tareas.6- Gestión en diferentes sitios
¿Cómo gestionar un proyecto a distancia? Con una herramienta de colaboración móvil, que permite comprartir la información, datos y archivos en tiempo real.7– Interacción con el equipo
Para una buena gestión de proyecto, es fundamental que el equipo tenga un buen relacionamiento y que el gerente confiera sistemáticamente todas las etapas del proceso. Además, es fundamental que el gerente tenga buen relacionamiento con todos los miembros del equipo, para aumentar la confianza y mejorar el ambiente de trabajo. Y un buen ambiente de trabajo proporciona un buen desempeño. Con eso, el éxito en la gestión de proyectos de TI está asegurado.Fuentes:
http://www.cio.com.au/article/565027/7-ways-project-managers-can-anticipate-avoid-mitigate-problems/?fp=4&fpid=16
http://www.computerweekly.com/news/2240238902/Your-digital-projects-are-doomed-to-failure-warns-Cisco
