Investigaciones con ejecutivos de TI apuntan que necesitan de mayor desempeño del equipo.
La gestión del tiempo en ambientes corporativos es una discusión que frecuentemente aparece en las conversaciones de amigos, empleados, entre gerentes y directores. Todos intentan economizar tiempo, usandolo de forma más sensata y organizada, intentan agilizar las tareas del día con herramientas y tecnologías que pueden intentar aliviar la angustia de las urgencias.
El tiempo, así como las demasiadas obras de la naturaleza que no podemos controlar, tiene su esencia propia. Usted no puede reducir una ilusión, pero puede encontrar maneras de ser más eficaz y mejorar la utilización del tiempo que usted tiene.
Un video producido por la empresa CISCO (http://www.youtube.com/watch?v=Ks05i-33TUg) llamado “El valor del tiempo”, apunta algunas de las principales angustias de personas de diferentes perfiles, siendo que la mayoría afirma que gasta mayor parte del tiempo en el trabajo y que necesita de más horas para invertir, especialmente, en entretenimiento y con la familia.
Por otro lado, Una encuesta realizada por la The Corporate Executive Board (CEB), llamada “El futuro de TI Corporativa, 2013-2017”, apunta que ejecutivos y gerentes creen que necesitan de por lo menos 20% más desempeño de los funcionarios para atender sus objetivos de negocios. ¿Cómo equilibrar esa ecuación entre personas que necesitan de más tiempo para desarrollar sus actividades y otras que exigen mayor desempeño en el mismo período de horas?
Una respuesta para ese dilema es aumentar la colaboración entre los empleados. ¿Para qué sirve, por ejemplo, tener formatos, planeaciones, usar smartphones, si las personas que trabajan juntas no deciden colaborar para generar resultados? ¿Si no existe un ambiente corporativo predispuesto a estimular la colaboración?
Más que proporcionar un desempeño individual es proporcionar un mejor desempeño y mantener o mejorar la calidad al mismo tiempo del trabajo en equipo – significa estudiar las características individuales de cada empleado y verificar como ellos funcionan juntos. La investigacion de CEB muestra que si un empleado colabora por lo menos con otros diez individuos a diario – mismo que con simples acciones – hay un gaño en el desempeño del equipo.
Pues el empleado puede anticiparse a las tareas del proyecto, no quedar esperando a que el colega lo busque a él en caso de que surja alguna duda, y sí ir al encuentro del otro para facilitar la comunicación. Sería tratar al compañero de trabajo como si fuera su propio cliente, el cual merece atención, cordialidad y complicidad en el cumplimiento de sus tareas. Independientemente si está esperando la parte del otro para dar continuidad a su trabajo.
Ese proceso, sin embargo, demanda tiempo y esfuerzo por parte del gestor. Crear una dinámica en el grupo en que se valora la colaboración, puede llevar tiempo y existir resistencias internas. En ese caso, se debe considerar el aspecto cultural – poco valorizado por las empresas – reconociendo que lo importante no es solamente la aplicación de tecnologías para agilizar tareas, pero sí, la gestión de cambio para nuevos procesos y métodos de trabajo. Es necesario ayudar a personas a comprender las razones y beneficios del cambio, e irlos guiando para ayudarles a su adaptación.
El cambio más persistente generalmente está dentro del propio equipo, lo cual es la parte más difícil para que los empleados se adapten. Si el cambio parece constante en su ambiente de trabajo, nada queda parado o queda en el olvido, hay tiempo suficiente para que el empleado pueda dominar o familiarizarse con la nueva rutina y la organización. Si las personas no se sienten seguras, es difícil que logren dar un nuevo paso para el cambio, pues no saben donde están pisando y siempre tienen miedo de errar.
Así, una perspectiva de liderazgo es importante no solamente para encontrar oportunidades de cambio y tecnología, pero como implementar y alcanzar el tan soñado cambio y personalización del tiempo.
Recuerde que la colaboración está directamente relacionada con involucrarse con otras personas. El objetivo es convencer al equipo de que ese nuevo abordaje no es solamente una novedad, pero va a mejorar su desempeño individual y el de todo el grupo, pues al mismo tiempo en que un miembro puede ayudar con una información, él puede recibir otra que seria de gran valor para la realización de sus tareas.
El primer paso es crear esa cultura de colaboración en el equipo. Un buen comienzo, es invitar al equipo a pensar en soluciones para la mejora del trabajo en su propio departamento, como por ejemplo, utilizar correo electrónico de forma más eficaz, estipular reglas de conducta en ese tipo de comunicación y además para reuniones. Muchas veces es más fácil salir de la propia mesa y resolver personalmente una cuestión con un colega de que enviarle un correo electrónico pidiendo orientaciones. ¡Es tiempo productivo que se gana con acciones simples como esta!
El equipo debe ser estimulado a planear en conjunto sus proyectos, metas y acciones. En este momento, cada uno se ve parte del proceso y percibe el mecanismo del equipo en que cada persona es un engrane, que no funciona independiente de otras. Seria interesante discutir constantemente las agendas que dependen de terceros y crear estrategias para la prevención de urgencias.
El Administrador puede querer más productividad de sus empleados, pero los empleados también desean algo del negocio. Ellos desean saber si el administrador realmente entiende lo que cada uno de ellos hacen y como está ayudando el equipo para se más eficaz, en lugar de solamente cobrar y no dar salidas y soluciones para el equipo.
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Comunicaciones Unificadas: cuatro pasos para el éxito |
Fuentes utilizadas:
http://blogs.cisco.com/collaboration/ciscokima-more-time/
http://blog.maistempo.com.br/2009/01/22/colaborao-o-prximo-estgio-da-administrao-do-tempo/
