Las ventajas de la Gestión de Activos de Software van más allá de la reducción de costos.
Los proveedores de software están intensificando sus actividades de auditoría para confirmar los números de licencias en uso ofrecidos por sus clientes. Sin embargo, muchas organizaciones aún no entienden que la falta de gestión de activos de software puede resultar en costos significativos e inesperados. Para evitarlo, es posible observar algunas circunstancias: ¿La organización tiene las condiciones para saber cuántas copias de un determinado software fueron instaladas? ¿Ese número de copias coincide con el número establecido en los contactos de licencia? ¿Es posible hacer una distinción entre las diferentes ediciones o versiones? ¿es posible afirmar que la organización presentaría una situación regular o en su caso al proveedor de un determinado programa en una auditoría?
El software puede y debe ser tratado como un importante activo de la empresa y, por lo tanto, necesita de los mismos cuidados de activo físico. Esa gestión es estratégica para el crecimiento de cualquier empresa de TI. Para un software, la planeación también debe existir, ya que con el control de la planeación, la compra, los backups y los entrenamientos se facilitan.
La claridad del escenario deja CEOs tranquilos o conscientes de los problemas. El jurídico de la empresa queda listo y munido de contratos en caso de una posible fiscalización. Los contadores pueden hacer el debido rateo del uso de los softwares, con debida apreciación. La TI siempre tendrá en sus manos los softwares que la empresa tiene y la cantidad de productos utilizada, quién utiliza, cómo y cuándo lo utiliza.
Al adoptar una gestión de activos de software, la empresa tiene la posibilidad de mejorar una serie de procesos. En un año de crisis sin muchas perspectivas, muchas empresas invirtieron en programas de gestión de activos de software, debido a su impacto en la planeación de una empresa. Las ventajas van más allá de la reducción de costos, mejorando la seguridad y la conformidad, pudiendo prever futuras necesidades de software, automatizar procesos manuales para mayor eficiencia y prepararse para actualizaciones de tecnología.
Un software es más difícil de controlar. La Gestión de Activos de Software (SAM) es una práctica desarrollada para además de reducir costos de tecnología de la información, limitar los riesgos relacionados a la propiedad y al uso de software, además de aumentar la eficiencia de TI y de los usuarios finales.
El SAM es definido como “toda la infraestructura y procesos necesarios para la gestión, control y protección efectiva de los activos de software de una organización, en todas las etapas de su ciclo de vida”. El SAM es un punto crítico en la gestión de un ambiente de TI una vez que la eficacia es seriamente comprometida cuando la organización no tiene conocimiento de cuáles activos de software tiene, dónde están ubicados, cómo fueron configurados, cómo son utilizados y por quiénes. La implantación de diversos procesos de TI – tales como configuración, distribución y gestión de cambio – depende del hecho de la organización eltener conocimiento preciso de sus activos de TI.
El proceso de gestión de los activos de software consiste en cuatro pasos fundamentales que son:
- Inventario de software;
- Comparación del inventario con las licencias actuales;
- Revisión de políticas y procedimientos;
- Desarrollo de una planeación de SAM.
Para enfrentar esos desafíos, las organizaciones necesitan de un proceso de gestión de activos de software robusto, que incluya la configuración y lineamiento de factores como organización, procesos e infraestructura, para realizar la gestión, el control y la protección de sus softwares de modo eficaz, en todas las etapas de su ciclo de vida. La implementación exitosa de un programa de gestión de activos de software puede resultar en mayor control, conformidad con los términos de las licencias, preparación para auditorías además de disminuir los costos como ya fue dicho.
El ritmo acelerado de las innovaciones tecnológicas continuará presentando nuevos desafíos en el proceso de gestión eficaz de softwares. Por eso, es importante que la empresa se mantenga atenta a todos los puntos de ese tipo de procesos para que la productividad de los colaboradores y el nivel de ventas no sean afectados.
Fuentes:
http://cio.com.br/gestao/2015/05/13/por-que-apostar-na-gestao-de-ativos-de-software/
http://www.ccitecnologia.com.br/blog/a-importancia-do-gerenciamento-de-ativos-de-software/
http://www.pwc.com.br/pt/forensics/cyberbb/gestao-ativos.jhtml
http://gestaoemti.com.br/index.php/gerenciamento-de-ativos-de-software/
