¿Cómo criar proyectos de TI certeros para su cliente?

Fallas en la gestión de riesgos es una de las 3 principales razones de fracaso de los proyectos.

¿Cómo criar proyectos de TI certeros para su cliente?

La Tecnología de la Información se torna cada vez más importante para la estrategia empresarial. Por eso, las inversiones en el sector tienden a formar una parte sustancial en la cartera de inversiones de las empresas. Sin embargo, parte de esas inversiones no tienen el resultado que se espera para los negocios, porque muchos de los proyectos de TI que son empezados en empresas de todo porte fallan.

Agradar a los clientes significa atender sus necesidades y expectativas. El primer paso para alcanzar el éxito en un proyecto de TI es una gestión alineada con objetivos y resultados para el cliente. Entonces, los objetivos del proyecto deben ser bien definidos, y las partes involucradas deben ser identificadas. Así, queda más fácil explicar de forma clara y realista hacia dónde se desea llegar.

Es bastante claro que la falta de planeamiento perjudica la gestión. Hacer un buen proceso de planeación definiendo el objetivo del proyecto de forma detallada, clara y con aprobación formal del cliente en todas las etapas, evita que las necesidades solamente sean comprendidas cuando los trabajos ya están en ejecución.

Más que definir objetivos es preciso gestionar los cambios. Esa falta de control conlleva a perder el enfoque en el alcance pre-definido del proyecto, lo que puede implicar incumplimiento en los plazos y en el presupuesto. Es necesario tener criterio para analizar el impacto y la viabilidad de los cambios solicitados en el camino antes de ponerlos en práctica. El alcance no puede ir creciendo a la medida que el cliente va entendiendo sus necesidades y reformulando sus objetivos.

Sean más simples o más complejos, todos los proyectos pueden demandar cambios que impactan su alcance y hasta llegar a impedir su continuidad. Las alteraciones no son inusuales. Al contrario, éstas acontecen con frecuencia cuando de proyectos se trata, que aún no fueron probados. En ese caso, las partes involucradas (stakeholders) deben ser comunicadas acerca de nuevos plazos, presupuestos y demás consecuencias.

Gestión de Riesgos

La falta de gestión de riesgos es una de las 3 principales causas de fracaso en los proyectos. Registre todo y cualquier riesgo, traducido en amenazas u oportunidades para el proyecto. Logre el involucramiento y el compromiso de todos los principales interesados en el éxito del emprendimiento para mitigar los riesgos, evitando que se transformen en problemas inminentes.

La gestión adecuada también exige un equipo calificado y metodología bien definida. Después de identificar la metodología más adecuada para el perfil del equipo y de los clientes, sea más tradicional o alternativa, ésta debe ser mantenida hasta la conclusión del proyecto para garantizar la estandarización de punta a punta.

El lineamiento constante de las expectativas ayuda a evitar conflictos, pérdida de tiempo y de recursos durante la ejecución de las etapas del proyecto. El gestor debe tener amplio conocimiento de las expectativas de los patrocinadores, clientes, proveedores y equipo; o sea, de los diversos públicos objetivo a lo largo del emprendimiento.

No caiga en la tentación de trabajar con estimados de tiempo poco realistas dedicados a la conclusión de una tarea. Establecer un cronograma con tiempos estimados alineados a la planeación del proyecto es pieza fundamental para quien toma decisiones en el área de TI de la empresa. Mantenga los pies en el suelo para transmitir confianza, aumentar las oportunidades de ir adelante y entregar los resultados esperados.

Comunicación es habilidad esencial

La comunicación es de las habilidades más importantes en la gestión de personas. Cada persona involucrada debe comprender su rol y sus atribuciones en la dinámica del proyecto. El equipo también necesita de feedback actualizado acerca del desempeño de cada uno y acerca de los resultados en conjunto. Entonces, una vez identificadas las partes involucradas, realice el plan de la manera más clara y adecuada para acertar ese público, minimizando los ruidos.

La relación del equipo con sus gestores y líderes, alimentado por la comunicación fluente, es fundamental para mantener un ambiente productivo de trabajo. El clima de la empresa interfiere directamente en el desempeño y en la motivación de las personas. Cabe al gestor, evaluar sistemáticamente todas las etapas del proceso, conquistar la empatía y adhesión del grupo. El gerente de proyectos necesita planear junto con su equipo. Aquellos que son solamente cobradores de plazos no son buenas referencias y buenos líderes. El liderazgo debe involucrar a todo el equipo de forma que todos se sientan responsables por el buen desarrollo del emprendimiento.

En el área de TI, en que los cambios son muy rápidos, el desafío es aún mayor. Es necesario mantener un equipo entrenado y actualizado para que se alcance performance y calidad en el proceso de desarrollo de los softwares.

Toda experiencia trae lecciones valiosas. El registro de errores y aciertos del proyecto es un documento de gran valor para nuevos desafíos que vendrán más adelante. Es importante formar una base de conocimiento para que las personas interesadas tengan acceso a esa información. Es una forma de mitigar riesgos en proyectos con variables similares.

Las fallas de proyectos acostumbran ser ocasionadas por factores conocidos y, hasta cierto punto, controlables. Ya que conseguimos identificar los factores de riesgo y las consecuencias que éstos pueden conllevar, podemos prevenirnos y planear mejor cada acción.