Planear estratégicamente en el área de la TI garantiza que los proyectos se entreguen en tiempo hábil.
Como cualquier empresa, el área de la Tecnología de la Información necesita de un buen planeamiento para poder atender los deseos de sus clientes. Y ese planeamiento necesita ser personalizado para cada cliente, pues, cada caso es único y merece de atención especial. El único factor que está en común para todas las empresas es que la entrega de los proyectos sea hecha dentro de un plazo establecido.
Antes de establecer ese plazo de entrega del proyecto se deben analizar diversas cuestiones técnicas, como por ejemplo, la estrategia que se utilizará para realizar el proyecto, el perfil completo de la empresa contratada, la dimensión del proyecto, entre otros, inclusive cuáles y cuántos profesionales estarán involucrados en el trabajo. Esa etapa, en muchas empresas, es conocida como planeamiento estratégico.
Es exactamente ese planeamiento el que norteará los proyectos de la TI para que se desarrollen a tiempo y sean entregados en el plazo. Ya que es un proceso que administra e impulsa la empresa en la dirección correcta. Además de eso, por medio de este planeamiento, se puede acompañar todas las etapas del proceso, del inicio al final. Y si sucede algún imprevisto y si todos los pasos ya se siguieron estrictamente conforme al planeamiento, es posible que se haga un diagnóstico para que se corrijan las fallas que van surgiendo.
Pero en la práctica, ¿Cuál es la importancia del planeamiento estratégico en el área de la Tecnología de la Información? Mientras el planeamiento corporativo tiene el objetivo de juntar las metas de todos los sectores conectando los departamentos de la empresa, el planeamiento estratégico de la Tecnología de la Información pretende proporcionar más seguridad, agilidad y robustecer el área corporativa como un todo. Pues porque, con el planeamiento del área de TI, es posible que se involucre todo el equipo en el proyecto o acciones del sector.
Aunque es un área estratégica para la empresa por proporcionar ese involucramiento de funcionarios, el sector de la TI es uno de los que cambia con más frecuencia su personal y eso puede perjudicar la forma en que se conduce el proceso. Para controlar esta situación, el involucramiento del personal es considero la mejor solución lo que la convierte en uno de los motivos de permanencia de los colaboradores dentro de la empresa.
Para el éxito en todas las etapas es necesario que haya mucho involucramiento y comprometimiento por parte del equipo. No en tanto, algunos factores pueden hacer que se comprometa la estrategia. A continuación encontrará algunos consejos para que la entrega del proyecto se concluya:
1- Documente todo
El filósofo Confucio decía "Me lo contaron y lo olvidé; lo vi y lo entendí; lo hice y lo aprendí". Es necesario que escriba todos los procedimientos del planeamiento detallando cada etapa del proceso que se realizará. Documentar los hechos puede garantizar buenos resultados y evitar desgaste a los administradores del área. Todas las etapas, como por ejemplo, los planes, recursos que se usarán, formas de administración del proyecto de la TI, entre otras, deben detallarse muy bien. Cuando todo está documentado es posible acompañar las fases y las entregas de los proyectos, sin olvidar que esta documentación debe organizarse también.
2- Defina metas realizables
Esta es sin sombra de dudas un factor que puede obstaculizar la entrega del proyecto. Las metas deben definirse de acuerdo con la posibilidad de realizarse, pues es exactamente eso lo que agrada al cliente. Para eso es necesario que se haga un buen planeamiento y que se documenten todas las etapas. Otro consejo sería: evite acuerdos informales. Todo lo que es informal no es posible de ser comprobado. Y en el mundo corporativo la certeza es esencial.
3- Presente cosas concretas
Nunca haga suposiciones. Si es necesario anote todas las informaciones y haga detalladamente el planeamiento. Suposiciones erróneas pueden dañar todo el proyecto.
4- Defina responsabilidades
En un equipo se necesita que cada uno sepa cuál es su función, de lo contrario, todo el trabajo puede comprometerse. Si cada uno hace su parte en el proyecto, este se entregará dentro del plazo para el contratante.
5- Haga un acompañamiento
Acompañar. Esa palabra puede cambiar el curso de todo el trabajo realizado. Es necesario que se monitoree sistemáticamente todas las etapas del proceso.
6- Divida el trabajo
El trabajo que se hace en equipo rinde más. Un consejo sería mapear los conocimientos de todos los involucrados y hacer la división del trabajo, de acuerdo con cada capacidad y habilidad detectada. Así las demás demandas son atendidas con más agilidad. Además, es importante que, aunque se separen los trabajos por grupos, que en lo posible se oiga lo que los otros equipos tienen por decir, ya que, las ideas pueden surgir de personas que están fuera del proceso.
Como se puede ver, el planeamiento y el involucramiento son fundamentales para que los proyectos en el área de la Tecnología de la Información sean realizados y entregados dentro del plazo. Si la empresa no tiene ese planeamiento implementado, nunca es tarde para darle una nueva dirección a la corporación, pues, esto es la clave para una buena relación con el cliente, ya que garantiza que sus proyectos sean entregados dentro del plazo establecido.
Fuentes:
http://cio.com.br/gestao/2016/05/24/seis-dicas-para-garantir-as-entregas-de-um-projeto/
http://itforum365.com.br/blogs/post/113742/como-garantir-a-entrega-de-projetos-importantes-e-manter-a-qualidade-dos-servicos-e-solucoes-oferecidos-pela-ti
http://www.tiespecialistas.com.br/2015/02/importancia-planejamento-estrategico-no-ti/
http://www.fnq.org.br/informe-se/noticias/entenda-a-importancia-do-planejamento-estrategico
