Gartner sugiere alternativas para que las empresas de TI ahorren y eludan los concurrentes.
Las presiones económicas globales y los actuales modelos de gestión exigen que empresas de todos los tamaños y segmentos tengan que disminuir gastos innecesarios y reducir costos en sus procesos operacionales. Las empresas que forman parte en el sector de TI no están exentas de ese nuevo contexto y necesitan revisar parte de su administración, como una forma de aumentar su competitividad en el mercado.
Algunos pasos son importantes para ayudar en esa tarea. El primero de ellos es hacer una evaluación de las inversiones de la empresa y organizar una primera limpieza de sistemas de bajo valor o poco utilizados que pueden ser eliminados sin riesgos. El análisis de activos puede también revelar la redundancia del portfolio de la empresa, por ejemplo cuando existen, por ejemplo, dos divisiones que usan productos diferentes para una misma función.
A pesar de que hay razones de gestiones pertinentes para que dos sistemas idénticos sean usados en la misma empresa, las organizaciones que hacen la consolidación de sus aplicaciones pueden reducir los costos externos de desarrollo, soporte y mantenimiento en el 25%, de acuerdo con un estudio de la consultoría americana Gartner.
Las herramientas de gestión de activos de software pueden ayudar a construir una lista completa de todas las aplicaciones en uso. Con esa información, es posible evaluar cual es el valor de cada sistema y el nivel de rendimiento que este genera. Cualquier sistema que requiere más recursos de que contribuye para la productividad general es un buen candidato a la eliminación.
Cada vez más proveedores de aplicaciones ofrecen versiones SaaS (Software as a Service o "software como servicio") de sus productos. Esas soluciones excusan la adquisición de servidores de alto costo, lo que también simplifica las tareas de implementación. Los costos de mantenimiento son también reducidos, una vez que el proveedor genera la infraestructura, las actualizaciones y correcciones de software.
La empresa debe estudiar también las oportunidades de combinar servicios y aplicaciones en menos servidores, pero más potentes. Las compañías que consolidan solamente una parte de su infraestructura de servidores normalmente ahorran alrededor del 20% en los gastos asociados a hardware, de acuerdo con Gartner.
Las iniciativas de consolidación de servidores pueden implicar que solamente den la sustitución de tres pequeños servidores, que realizan la misma tarea, por un único servidor mayor, por ejemplo. O también puede recorrerse a un software de virtualización, que permite ejecutar varias aplicaciones o un mismo sistema operacional en un único host. En cualquiera de las alternativas, la reducción del número de servidores normalmente permite reducir los gastos de infraestructura. Disminuir los proveedores de tecnología y servicios, también contribuye para reducir el gasto de gestión.
Otra propuesta es tornarse una empresa reconocida como clientes-referencia para beneficiarse de tasas reducidas en licencias, manutención o servicios. Cliente-referencia consiste en participar casos de estudios, aconsejar sus servicios de proveedores, adherir a programas de lanzamientos o bien, testar nuevos productos, en cambio de recompensas por parte de los proveedores. Es una relación de ganar-ganar en la que la empresa se beneficia de nuevas tecnologías, descuentos, proveedores, recibe información y feedbacks altamente calificados para su estrategia de actuación. La mejor estrategia es determinar lo que es importante para los proveedores y usar ese conocimiento para proponer acuerdos mutuamente benéficos.
Los costos de mano de obra también son números que pueden ser movidos. De acuerdo con la Gartner, ese valor representa prácticamente la mitad de un presupuesto de TI. La adopción de procesos normalizados de gestión de TI, tales como los definidos en la reglamentación de la Information Technology Infrastructure Library (ITIL), pueden generar ahorro significativo, ayudando al equipo a trabajar con más eficiencia. La implementación de controles rigurosos de alteraciones de procesos de gestión, pueden impedir la ejecución de modificaciones mal planeadas que traen inflación a los costos posteriores de soporte. La adopción de esquemas de procesos como los propuestos en la ITIL pueden demorar tres años o más, mientras las empresas también pueden reducir sus costos de operación en el 20% o el 30% en ese mismo período.
Reclutar nuevos empleados es una tarea lenta y costosa. El mejor camino es invertir en la retención de talentos y ofrecer oportunidades para quienes ya están en el equipo antes de buscar profesionales de fuera. Además, es una forma de mantener un grupo más pequeño con competencias y responsabilidades más amplias.
Otro camino puede ser un sistema personalizado que se adecue exactamente al que la empresa necesita. Una aplicación personalizada puede reducir, por ejemplo, costos de entrenamiento de personal y licenciamiento para las máquinas.
La mejor forma de ahorrar es invertir. Buscar las más recientes soluciones asociadas a la innovación en el sector del negocio de la empresa, es una sugerencia valiosa. Por ejemplo, si fuera del sector de la industria, la solución podrá estar en un software de design de productos. Si fuera un banco o una empresa financiera, podría pensar en un sistema de gestión financiera.
compañía aún no dispone de una solución de almacenamiento, vale la pena invertir. Muchas empresas ofrecen soluciones económicas, útiles y sofisticadas de recuperación de desastres y pueden ayudar a su empresa a cumplir las obligaciones y los reglamentos de retención de datos.
Como se observa, la reducción de costos y desperdicio de mano-de-obra, optimización de tiempo, trabajo y cambio de sistemas obsoletos por sistemas más actualizados son acciones para mantener la competitividad. Basta planear una acción estratégica y poner en práctica algunas de las sugerencias.
Fuentes:
http://searchcio.techtarget.com/news/1335383/Gartner-25-ways-to-cut-IT-costs
http://www.microsoft.com/business/pt-pt/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=17
